Erstanmeldung auf diesem Handy mit der Initial-PIN. Danach legen Sie eine kurze 4-stellige PIN fest – die genügt künftig täglich.
1
AngemeldetDas Objekt wird durch den QR-Scan bestimmt
Scannen Sie in Schritt 2 den QR-Code am Objekt – das Objekt wird dadurch automatisch und eindeutig erkannt. Eine manuelle Auswahl gibt es nicht mehr.
2
QR-Code scannenPflicht – am Objekt scannen
3
AnkunftStartfoto – optional
4
ArbeitenWas wurde gemacht? · bitte mind. eine auswählen
Tippen Sie an, was erledigt wurde – mindestens eine Tätigkeit auswählen.
5
AbschlussBilder – mindestens 6 Pflicht
📇 Stammdaten
⚙️ Einstellungen
Mitarbeiter
Objekte
Tätigkeiten
Zuordnung
QR-Codes
Admins
System
Angemeldet als Admin
Mitarbeiter anlegen
Handynummer und Geburtsdatum sind Pflicht. Sie dienen dazu, dem Mitarbeiter bei Bedarf eine neue PIN per SMS zu senden. Die PIN wird beim Anlegen automatisch erzeugt und einmalig angezeigt.
Mitarbeiterliste
Vergibt allen Mitarbeitern automatisch neue PINs. Die bisherigen PINs werden sofort ungültig. Die neuen Codes werden anschließend einzeln nacheinander angezeigt – jedem Mitarbeiter bitte einzeln/vertraulich mitteilen.
Objekt anlegen
Objektliste
Tätigkeiten-Katalog
Diese Tätigkeiten stehen den Objekten zur Verfügung. Umbenennen und Löschen wirken automatisch auch bei allen Objekten.
Matrix: Objekte × Tätigkeiten
Häkchen setzen: welche Tätigkeit gilt für welches Objekt. Danach „Matrix speichern".
Objekte freischalten
QR-Codes je Objekt
Pro Objekt ein QR-Code zum Aufkleben (Eingang/Briefkasten). Scannen öffnet die App direkt mit dem richtigen Objekt – sauberer Start, kein falsches Objekt.
Gedruckt wird exakt auf Avery Zweckform 3490 (70×36 mm, 3×8). Im Druckdialog bitte „Tatsächliche Größe / 100 %" und Ränder/Skalierung „Keine" wählen. Einzelne Etiketten drucken Sie direkt beim Objekt über „QR-Code drucken" (mit Positionswahl für angebrochene Bögen).
Feinjustierung (nur falls der Druck minimal verschoben ist)
Sitzt der Druck z. B. 1 mm zu hoch/links? Hier nachjustieren (Millimeter). Plus = nach rechts bzw. nach unten.
Admins verwalten
Nur Sie als Super-Admin sehen diesen Bereich. Tippen Sie auf einen Admin, um ihn zu bearbeiten, zu sperren oder zu löschen. Jeder Admin braucht eine Microsoft-365-E-Mail – diese wird automatisch für das Microsoft-Login freigeschaltet. Wird ein Admin gesperrt oder gelöscht, verliert er sofort den Zugang und wird auf allen Geräten abgemeldet.
Ihre Super-Admin-PIN ändern
Mind. 6 Ziffern + 1 Buchstabe + 1 Sonderzeichen. Wird nur als nicht-umkehrbarer Prüfwert gespeichert – nie im Klartext.
Diese Vorwahlen stehen bei Mitarbeitern und der PIN-Anforderung zur Auswahl. Weitere Länder hier freischalten (nur Super-Admin/Eigentümer). Komma-getrennt, z. B. +49, +48, +43.
Sicherheit & Zeitlimits
Steuert die automatische Abmeldung. Gilt für alle Admins (Super-Admin und Admin).
Nach so vielen Stunden ohne Aktivität ist erneut die volle Microsoft-Anmeldung (2-Faktor) nötig. Gilt für Eigentümer/Super-Admin (Standard 20 Min = 0,33 Std). Normale Admins müssen sich fest nach 10 Min erneut per Microsoft anmelden.
Nach so vielen Minuten ohne Aktivität wird im Admin-Bereich erneut die PIN verlangt (Standard 10).
Berichts-Einstellungen
So viele Fotos müssen Mitarbeiter mindestens erfassen, bevor „Bericht senden" freigeschaltet wird (Standard 6).
Module freischalten
Schaltet zusätzliche Bausteine der Software für die Mitarbeiter frei. Standard: aus – ein Baustein wird erst sichtbar, wenn er hier eingeschaltet und gespeichert wird.
Datensicherung / Export
Lädt die Struktur (Objekte, Mitarbeitende mit Handynummer & Geburtsdatum, Tätigkeiten, Admins, Einstellungen) als JSON-Datei herunter – ohne PINs/Passwörter. Dient als unabhängige Sicherung und für den Umzug der Daten. Nur Super-Admin/Eigentümer. Bitte die Datei vertraulich behandeln (enthält Namen & Handynummern).
SMS-Kontingent (Schutz gegen Missbrauch)
Zum Schutz vor Missbrauch/Kosten sind höchstens 10 SMS pro Monat für automatisch versandte Admin-PINs möglich. Ist das Limit erreicht, wird dieser Versand automatisch gesperrt und muss hier vom Super-Admin/Eigentümer freigegeben werden. (Die Mitarbeiter-PIN-Selbsthilfe hat eigene, engere Grenzen und zählt hier nicht mit.)
Noch nicht geladen.
Änderungs-Protokoll
Zeigt, wer wann welche Verwaltungs-Aktion ausgeführt hat (Admins anlegen/sperren/löschen, PIN- und Einstellungsänderungen, Konfiguration speichern/löschen). PINs werden nie protokolliert. Nur für Super-Admin/Eigentümer.
Diese Person kann sich nach dem Microsoft-Login mit ihrer PIN anmelden.
Mitarbeiter ersetzen / umbenennen
Die Objekt-Zuordnung bleibt vollständig erhalten – ideal, wenn eine Person eine andere ablöst.
⚠️ PIN-Anforderung gesperrt (zu viele Versuche).
Die PIN wird nicht hier gesetzt – sie wird automatisch erzeugt (Liste: „🔑 Neue PIN") und dem Mitarbeiter einzeln mitgeteilt bzw. per SMS gesendet.
Neue PIN anfordern
Bitte genau die bei uns hinterlegten Daten eingeben. Stimmt alles überein und Ihr Konto ist aktiv, senden wir Ihnen eine neue PIN per SMS an Ihre hinterlegte Handynummer.
Initial-PIN
Bitte jetzt notieren und der Person mitteilen – aus Sicherheitsgründen wird sie nicht erneut angezeigt. Die Initial-PIN ist nur 72 Stunden gültig – bitte zeitnah weitergeben. Die tägliche 4-stellige PIN legt der Mitarbeiter selbst am Handy fest.